Apresentações Automáticas2019-02-03T14:43:42-03:00

APRESENTAÇÕES AUTOMÁTICAS

Objetivo

Gerar mensalmente apresentação PowerPoint com dados gerados a partir de 56 arquivos Excel recebidos por email ou disponibilizados em rede.

Cenário atual

  • Aguardar a chegada dos arquivos via email ou pela rede;

  • Atualizar os vínculos da apresentação dos arquivos conforme eles chegam;

  • Ajustar Layout da apresentação e conferir dados.

Cenário atual

  • Aguardar a chegada dos arquivos via email ou pela rede;

  • Atualizar os vínculos da apresentação dos arquivos conforme eles chegam;

  • Ajustar Layout da apresentação e conferir dados.

Diagnóstico de Problemas

A apresentação PowerPoint está com aproximadamente 356 slides sendo muitos destes vinculados à arquivos Excel. Não é recomendado um volume assim tão grande de vínculos ainda mais com os arquivos em diretórios de rede. Muitas vezes estes arquivos costumam apresentar erros na hora de atualizar ou demoram muito tempo, e o pior, sem atualizar os números corretamente.

Além do problema de atualização de vínculo os objetos vinculados muitas vezes são redimensionados, o que demanda muito tempo para correção e validação da apresentação.

Solução

Padronização dos arquivos Excel de origem e da apresentação para que a atualização seja feita de forma automática através de macro desenvolvida em Excel/VBA. Esta solução elimina completamente a necessidade de vínculos entre Excel/Power point.

Solução

Padronização dos arquivos Excel de origem e da apresentação para que a atualização seja feita de forma automática através de macro desenvolvida em Excel/VBA. Esta solução elimina completamente a necessidade de vínculos entre Excel/Power point.

Cenário futuro

  • Abrir Cliente Excel VBA;

  • Identificar o diretório onde estão os arquivos Excel;

  • Gerar Índice, processo que identifica a localização dos gráficos e tabelas no arquivo PowerPoint;

  • Assinalar quais arquivos serão atualizados;

  • Atualizar a apresentação.

Ganhos

Fim dos vínculos entre o PowerPoint/Excel, conseqüentemente mitigação de seus problemas;

Padronização e fácil manutenção do Layout da apresentação;

Ganhos de 96%

Ganhos

Tempo antes da solução:

3hrs.

Tempo após solução implementada:

10 minutos.

Ganhos de 94%

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