10 dicas de Outlook que todo mundo deveria conhecer em 2021

//10 dicas de Outlook que todo mundo deveria conhecer em 2021
  • Outlook

O Microsoft Outlook é uma das ferramentas de e-mail mais utilizadas em todo o mundo. Geralmente, as pessoas a utilizam de maneira bastante casual, sem procurar, de fato, quais são as suas funcionalidades. Portanto, neste post, nós traremos alguns truques incríveis que estão escondidos nesse software. Continue a leitura, pois tenho certeza de que você aprenderá algo novo!

1. Lembretes no Calendário Outlook

1. Lembretes no Calendário

O Outlook possui a função de te lembrar compromissos e eventos no calendário. Para utilizar, basta, na página principal (web), clicar no ícone de calendário, que fica na parte inferior da aba esquerda, onde fica a sua caixa de entrada. Em seguida, é só clicar em “Adicionar Calendário” e escolher o tipo de calendário que você deseja. É possível selecionar o calendário de feriados internacionais ou até mesmo o calendário de jogos do seu time do coração ou programas de televisão!

Dica Outlook

2. Formatação Condicional no Calendário

2. Formatação Condicional no Calendário

Outra dica muito legal sobre o calendário no Outlook é a de fazer formatações condicionais. No entanto, dessa vez, o processo deve ser realizado no aplicativo do Outlook, e não mais na página web. Portanto, em seu app, clique no ícone do calendário e, em seguida, clique na guia “Exibir”. Depois, clique em “Configuração do Modo de Exibição” e, então, em “Formatação Condicional”. Com essa opção você pode, por exemplo, marcar automaticamente em vermelho no seu calendário todos os eventos que forem organizados por uma pessoa específica.

Dica Outlook

3. Enviar o Calendário por Outlook

3. Enviar o Calendário por e-mail

No Outlook, também é possível enviar seus calendários por e-mail. Para isso, portanto, dentro do aplicativo, basta começar um novo e-mail, clicar na aba “Inserir” e selecionar a opção “Calendário”. Além disso, é possível selecionar o intervalo de datas que você deseja enviar. Isso é muito útil quando, por exemplo, alguém pergunta quais são seus dias e horários disponíveis para uma reunião. Então, basta enviar o seu calendário para a pessoa e ela terá essa informação. Mas não se preocupe, também é possível ocultar itens do seu calendário para manter a privacidade.

Dica Outlook

4. Alterar a visualização dos e-mails

4. Alterar a visualização dos e-mails

Novamente através do aplicativo do Outlook, é possível mudar a visualização dos seus e-mails. Por exemplo, na sua caixa de entrada ficam marcados os e-mails não lidos, mas você deseja saber a quantidade total de e-mails na caixa. Então, para mudar essa visualização, é muito simples. Basta clicar com o botão direito na aba “Caixa de Entrada”, ir em “Propriedades” e selecionar a opção “Mostrar número total de itens”.

Dica Outlook

5. Alterar opções de ações rápidas

5. Alterar opções de ações rápidas

Quando você passa o mouse em cima de um e-mail na sua caixa de entrada, existem duas ações rápidas pré-definidas: “sinalizar” e “excluir”. Porém, através do aplicativo do Outlook, você consegue selecionar outras ações rápidas para gerenciar seus e-mails. Para isso, basta selecionar “Página Inicial” e, em seguida, clicar em “Acompanhamento”. Depois, é só clicar em “Definir Ações Rápidas” e escolher as que são mais úteis para você!

Dica Outlook

6. Personalizar os horários das reuniões no Outlook

6. Personalizar os horários das reuniões

Por pré-definição, o Outlook permite marcar as reuniões com um intervalo de tempo de 30 em 30 minutos. Porém, através do aplicativo, é possível personalizar esses horários com mais liberdade. Para isso, basta clicar em “Arquivo”, depois em “Opções” e, em seguida, em “Calendário”. Então, depois é só clicar em “Encurtar compromissos e reuniões” e definir o tempo de encerramento. Por exemplo, para reuniões que começaria às 9h, com duração de 30 minutos, se o tempo de finalização antecipada for de 5 minutos, a reunião se encerraria às 9h25.

Dica Outlook

7. Arrastar arquivos do Outlook direto para o Teams

7. Arrastar arquivos do Outlook direto para o Teams

Quando você tem um arquivo ou um e-mail em seu Outlook, não é necessário salvá-lo para enviar no Microsoft Teams. Basta selecionar e arrastar o arquivo diretamente para o Teams. Essa dica é bastante simples, mas muitas pessoas ainda não conhecem!

Dica Outlook

8. Anexar arquivos através de pastas no computador

8. Anexar arquivos através de pastas no computador

Essa dica também é simples, mas existem pessoas que ainda não a conhecem. Então, vamos lá: para enviar um anexo que está em alguma pasta de seu computador direto para o e-mail, basta clicar no arquivo com o botão direito e, em seguida, clicar em “Enviar para” e em “Destinatário de e-mail”. Assim, um novo e-mail será criado com o anexo, além de ser possível reduzir o tamanho do arquivo para torná-lo mais leve.

Dica Outlook

9. Eliminar conversas sem utilidade no Outlook

9. Eliminar históricos de conversas sem utilidade

Toda vez que você responde uma mensagem de uma conversa no Outlook, ele gera um novo e-mail. Porém, todo o assunto está sendo reproduzido em um único e-mail, tornando todos os outros inúteis. Então, para se livrar deles, basta clicar em “Limpar” na página inicial, selecionar a opção “Limpar Conversa” e pronto, somente o e-mail mais recente permanecerá na sua caixa!

Dica Outlook

10. Modo de Exibição

10. Adicionando calendários e tarefas na página principal

No aplicativo do Outlook, é possível adicionar seu calendário, tarefas e outras funções em sua página principal, para facilitar a visualização. Para isso, basta clicar em “Exibir” e, em seguida, selecionar a opção “Barra de Tarefas Pendentes” para adicionar seu calendário ou tarefas no canto direito de sua tela.

Dica Outlook

Tutorial em vídeo:

E aí, gostou das dicas? Então conheça o nosso blog e descubra outros truques sobre diversos programas Microsoft!

Para tutoriais em vídeo, experimente conhecer o canal de nosso colaborador Ronan Vico! 

2021-04-16T12:12:03-03:00Tags: |